Case Stichting Altrecht

Stichting Altrecht maakt vliegende start met effectief beheer van user accounts

Altrecht is een instelling voor geestelijke gezondheidszorg, waar mensen met psychische problemen terecht kunnen voor specialistische hulpverlening. Met 150 verschillende locaties in de regio Utrecht en totaal 3.500 actieve accounts is Altrecht in Nederland één van de grootste in zijn soort. Begin 2007 zocht de organisatie naar een manier om de taken rondom het beheer van user accounts efficiënter te laten verlopen. Teammanager systeembeheer, Dieter van Ginsven vertelt waarom: “Vanuit de organisatie bestond deze wens vooral uit oogpunt van kostenbesparing. Wij hadden fulltime een dure Microsoft consultant ingehuurd voor het verwerken van mutaties, simpelweg omdat niemand anders beschikbaar was om deze taken uit te voeren. Daarnaast speelde ook de komst van het Elektronisch Patiënten Dossier (EPD) een rol. Het EPD staat het gebruik van generieke user accounts niet toe, omdat er te weinig controle over uitgevoerd kan worden. Wij wilden dus af van die generieke accounts die bij ons werden gebruikt, zodat wij een goede basis hadden voor een succesvolle uitrol en gebruik van het EPD Psygis.”

Beleid uitstippelen

Stichting Altrecht besloot een vliegende start te maken met UMRA van Tools4ever voor het automatisch synchroniseren van user accounts. Binnen een paar dagen configureerde de Tools4ever consultant UMRA voor een het aanmaken en verwijderen van user accounts binnen de Active Directory. Door gebruik te maken van een elektronisch formulier kan de non-skilled helpdesk zeer eenvoudig en snel deze taken zelf uitvoeren. Gedurende deze eerste stap realiseerde de organisatie zich dat een eenduidig beleid rondom het beheer van user accounts ontbrak. Dieter van Grinsven: “Pas als je beleid hebt bijvoorbeeld welke criteria worden gehanteerd voor het verwijderen van een user account, dan kun je gaan automatiseren. Deel van dit beleid was dat wij zijn gaan varen op het personeelsregistratiesysteem Beaufort.”
UMRA zorgt ervoor dat informatie uit Beaufort automatisch wordt vertaald naar user accounts in het netwerk. Altrecht kent twee type accounts. Medewerker met een vast dienstverband worden aangemaakt in Beaufort en vervolgens wordt automatisch een user account aangemaakt op basis van deze informatie. De user account wordt ook automatisch ontmanteld als een dienstverband eindigt. Accounts voor inhuurkrachten zonder dienstverband worden nog handmatig aangemaakt met een tijdslimiet. Ook dit gebeurt met UMRA formulieren gedelegeerd naar de 1e lijns helpdesk. Hiernaast maakt UMRA ook koppelingen met het Altrecht telefoonboek en de HP Service Desk.

Terugverdientijd minder dan één jaar

Het initiële doel om kosten te besparen was snel gerealiseerd. Door gebruik te maken van auto provisioning en de elektronische formulieren kunnen user accounts eenvoudig door de helpdesk van Altrecht worden aangemaakt en verwijderd. De externe consultant met specialistische kennis werd overbodig en daardoor werd al snel eenaanzienlijke kostenbesparing behaald. “Met een eenvoudige rekensom konden wij snel de terugverdientijd van deze oplossing uitrekenen. En dat was nog minder dan één jaar”, aldus Dieter van Grinsven.

Snel draagvlak

Een bijkomend voordeel is dat de systeembeheerders van Altrecht ontlast zijn van deze taken en zich kunnen richten op meer kritische problemen binnen het netwerk. Door een vliegende start te maken heeft Dieter van Grinsven snel draagvlak voor de oplossing gecreëerd binnen de IT-organisatie waardoor verdere stapsgewijze uitbreiding van UMRA voor efficiënter beheer van user accounts in de toekomst snel ingevoerd kan worden.

Voldoen aan criteria NEN 7510

Hoewel de norm NEN 7510 voornamelijk een beleidskwestie is op organisatieniveau, speelt ook een technische component een rol in het geheel. Dieter van Grinsven is van mening dat UMRA in de toekomst ook voordelen biedt ten aanzien van het voldoen aan deze norm. Daarvoor is het noodzakelijk dat Stichting Altrecht de rollen en functies binnen de organisatie formuleert, waarna aangetoond kan worden dat het autorisatieproces volgens de juiste vastgelegde procedures via UMRA verloopt. “Maar dan zijn we een paar stappen verder. Met UMRA is het mogelijk om met de eerste stap zeer snel resultaat te boeken. Dat belooft wat voor de toekomst.”